AWF w Białej Podlaskiej

Termin	Dokumenty, formalno?ci	Uwagi
Do końca stycznia roku akademickiego poprzedzajacego wybrany przez studenta rok akademicki	Wnioski przyjmowane są od początku listopada	Wypełnione wnioski składane są w pok. 306A (mgr Mariusz Buszta) lub pok. 304 (mgr Anna Gębka), a następnie przesyłane są do Biura Współpracy z Zagranicą. Wstępna, merytoryczna kwalifikacja kandydatów do Programu następuje na szczeblu wydziałowym.
Do końca lutego	Ostateczna kwalifikacja zaakceptowanych wniosków studentów - przy uwzględnieniu rzeczywistej puli miejsc, jakimi dysponuje Uczelnia	Kwalifikacji dokonuje międzywydziałowa komisja, w skład której wchodzą: Prorektor ds.Nauki i Współpracy z Zagranica, Koordynatorzy Wydziałowi, Koordynatorzy z ramienia Samorządu Studentów oraz Koordynator Uczelniany
3-4 mies. przed wyjazdem do uczelni zagranicznej	Oficjalne zgłoszenie przez Biuro Współpracy z Zagranicą uczelniom partnerskim nazwisk zakwalifikowanych do Programu studentów
3-4 mies. przed wyjazdem do uczelni zagranicznej	Wystawienie przez Uczelnią dokumentów potwierdzającego udział studenta w Programie ERASMUS – dla uczelni zagr. wzgl. w związku ubezpieczeniem studenta i ewent. póćniejszą legalizacją pobytu. Wystawienie przez macierzysty Wydział dokumentów dot. dotychczasowego przebiegu studiów – o ile wymaga tego uczelnia zagraniczna	Sprawy związane z ubezpieczeniem student załatwia we własnym zakresie
3-4 mies. przed wyjazdem do uczelni zagranicznej	Wysłanie do uczelni zagr. indywidualnego formularza zgłoszeniowego studenta (wniosek o formalne dopuszczenie do zajęć oraz miejsce w akademiku) – formularze są wcześniej przysyłane przez poszczególne uczelnie zagraniczne lub udostępniane w Internecie	Formularze zgłoszeniowe dla uczelni zagranicznej wypełnia i wysyła student - w porozumieniu z Biurem Współpracy z Zagranicą
3-4 mies. przed wyjazdem do uczelni zagranicznej	Zatwierdzenie indywidualnego programu zajęć studenta w uczelni zagranicznej („Learning Agreement”) przez Koordynatora Wydziałowego. Wysłanie „Learning Agreement” do uczelni zagranicznej. Dokument podpisuje również Koordynator Uczelniany.	Aktualny program zajęć w uczelni zagr. student najszybciej znajdzie na stronie internetowej danej uczelni (zalecają to partnerzy zagraniczni). Porozumienie o programie przygotowuje zainteresowany student w porozumieniu z Wydziałowym Koordynatorem Programu (ew. negocjacje z uczelnią zagr. w sprawie zajęć/przedmiotów, także półniejszych zaliczeń/egzaminów prowadzone są na szczeblu wydziałowym). „Learning Agreement” przesyłany jest drogą faksową do uczelni partnerskiej przez Biuro Współpracy z Zagranicą; oryginał dokumentu przechowuje zainteresowany student, kopią przekazując do Dziekanatu.
1-2 mies. przed wyjazdem do uczelni zagranicznej	Podpisanie wewnętrznej umowy - dot. studiów w uczelni zagranicznej - pomiędzy studentem a Uczelnią.	Umowę według wzoru wypełnia student. Umowę podpisują: zainteresowany oraz Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą.
1-2 mies. przed wyjazdem do uczelni zagranicznej	Podanie przez studenta numeru konta, na które zostanie dokonana wpłata indywidualnego grantu	Student wypełnia wniosek (na gotowym formularzu) o przekazanie indywidualnego grantu z Programu ERASMUS na konto i składa go w Kwesturze AWF.
2-4 tygodnie przed wyjazdem do uczelni zagranicznej	Przekazanie indywidualnych grantów na konta studentów przez Kwesturę AWF	Dokładny termin przekazania indywidualnego grantu ustala ze studentem Kwestura.
3-4 tygodnie po rozpoczęciu semestru w uczelni zagr.	Dokonanie ewent. zmian w „Learning Agreement”. Zmiany musi zaakceptował uczelnia zagr. oraz Koordynator macierzystego Wydziału; dokument podpisuje również Koordynator Uczelniany.	W uzasadnionych przypadkach student, w porozumieniu z Koordynatorem Wydziałowym oraz z uczelnię zagraniczną, może dokonać zmian w ustalonym wcześniej, przed wyjazdem, programie zajęć. Podpisane przez uczelnię zagr. zmiany student przesyła do swojego Koordynatora Wydziałowego do akceptacji - bezpośrednio lub poprzez Biuro Współpracy z Zagranicą.
4 tyg. po powrocie z uczelni zagranicznej; w przypadku sem. letniego nie później niż do końca 1. tygodnia września	Złożenie na macierzystym Wydziale - u Koordynatora: a) zapisu wyników (ocen, punktów, kredytów) uzyskanych w uczelni zagr. („Transcript of Records”); b) formalnego potwierdzenia pobytu w uczelni zagranicznej.	Oryginały dokumentów z uczelni zagr. student składa u Koordynatora Wydziałowego. Kopie dokumentów student niezwłocznie dostarcza do Biura Wspólpracy z Zagranicą.
4 tyg. po powrocie z uczelni zagranicznej	Rozliczenie (się) studenta z indywidualnego grantu przyznanego na wyjazd	Student rozlicza się w Kwesturze według jej wytycznych; informację o dokonanym rozliczeniu przekazuje Koordynatorowi Uczelnianemu.